Spelregels - de Kopgroep Wonen

Spelregels van De Kopgroep Wonen voor onze abonnees

versie 1.0; geldig vanaf nu t/m 31-12-2021

De Kopgroep Wonen levert en ondersteunt diverse abonnementen voor bewoners, gemeenten, woningcorporaties en andere maatschappelijke instellingen. Binnen onze dagelijkse omgangsvormen zijn deze spelregels voor ons meer leidend dan de juridische uitleg.

Waar je wij, onze, De Kopgroep Wonen of DKW leest, is bedoeld Stichting Maatschappelijk Ondernemen Noord-Brabant, handelend onder de naam De Kopgroep Wonen en gevestigd in Raamsdonksveer. Waar je abonnementen leest, zijn alleen de abonnementen van De Kopgroep Wonen bedoeld, inclusief daarbij behorende module(n).

Op al onze overeenkomsten zijn voorwaarden van toepassing zoals gebruikelijk in het maatschappelijke verkeer. Deze spelregels zijn voor onze abonnementen daarop een aanvulling en bindend voor zover een specifieke bepaling in tegenspraak zou zijn met die algemene voorwaarden in het maatschappelijke verkeer. Bij vragen of twijfel kun je ons op elk moment om een toelichting of standpunt vragen, hetgeen wij je desgewenst ook schriftelijk zullen bevestigen.

Meer informatie over onze kennis, diensten, informatieproducten en netwerk treft je aan op onze website: www.kopgroepwonen.nl.

De tekst gaat verder onder de afbeelding

1. Abonnement

Een abonnement met DKW is een overeenkomst voor gebruik van beschikbare kennis en informatieproducten, toegang tot het DKW-contactennetwerk, het gebruik van het interregionale DKW-platform; dit geheel aangevuld met specifieke dienstverlening en adviezen. Een abonnement kan op elk moment ingaan.
Hoe een abonnee zijn abonnement kan toepassen in een specifieke omgeving (ook als die wijzigt) blijft de verantwoordelijkheid van de abonnee.
Elk abonnement kent een minimumperiode tot het einde van het volgende kalenderjaar.
Een verlengingsperiode loopt steeds van januari tot en met december en gaat in per de vervaldatum, zijnde 1 januari van een jaar.
Na afloop van de minimumperiode kan beëindiging wederzijds per de vervaldatum geschieden met een opzegtermijn van drie maanden, dus voor 1 oktober van een lopend jaar.
Tussentijdse beëindiging zonder kosten is niet mogelijk of er moet duidelijk sprake zijn van het niet nakomen van verplichtingen. Tussentijdse beëindiging zonder kosten is voor abonnees alleen mogelijk wanneer DKW de voorwaarden of de prijzen op een onredelijke wijze zou herzien.
DKW berekent bij aanvang van het abonnement een eenmalig en een jaarbedrag. Beide bedragen zijn gerelateerd aan een omvang (bij gemeenten bijv. het aantal inwoners in een verzorgingsgebied) en het aantal werkplekken waarop het abonnement kan worden gebruikt. Het eenmalig bedrag is zoals aangegeven op het aanmeld- of bestelformulier. DKW berekent een jaarbedrag steeds tijdsevenredig tot het einde van een kalenderjaar, vanaf de ingangsdatum van het abonnement. Per de eerstvolgende vervaldatum berekent DKW voor het nieuwe kalenderjaar het volledige jaarbedrag.
Tarieven van uitbreidingen of aanvullingen zijn steeds meerprijzen.
Prijs- en andere wijzigingen kondigt DKW 3 maanden voor de vervaldatum aan via een prolongatie van het lopende abonnement met daarin de relevante gegevens voor de nieuwe abonnementsperiode.
Een abonnee informeert DKW terstond over het ingaan van wijzigingen in zijn eerder verstrekte contact- en administratiegegevens.
Een nieuwe abonnee kan zijn abonnement binnen 1 maand kosteloos beëindigen als het abonnement niet bevalt. Wel dient deze abonnee dat nog inhoudelijk te motiveren. Indien deze abonnee binnen die tijd een zog. ‘vernietigingsverklaring’ invult en ondertekend terugstuurt, brengt DKW alleen de verrichte diensten in rekening, dus zonder eenmalige en/of jaarbedragen voor het abonnement.

2. Gebruiksrecht

Een abonnee mag alleen gebruik maken van zijn abonnement indien hij daartoe gerechtigd is door betaling van een jaarbedrag. Voor nieuwe abonnees geldt tevens een eenmalig bedrag, zoals vermeld op het aanmeldings- of bestelformulier.
Een abonnee is altijd zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van al zijn gegevens, zowel voor de toegang als voor het veiligstellen ervan.
Abonnees zijn ook tijdens het rechtmatig gebruik geen eigenaar van de kennis en informatieproducten binnen het abonnement. Daarom dienen zij zich zonder aanvullende afspraken BIJVOORBEELD aan de volgende richtlijnen te houden:
- Kopiëren is niet toegestaan, behalve wanneer men een kopie maakt voor eigen gebruik;
- Gebruik op meer werkplekken dan het abonnement aangeeft is niet toegestaan;
- Gebruik buiten de eigen locatie (organisatie/woning/kantoor) is niet toegestaan;
- Blijven gebruiken van de DKW-informatieproducten ná het beëindigen van het abonnement is niet toegestaan; ter bevestiging daarvan tekent een abonnee na het beëindigen van het abonnement een zog. VGG: Verklaring van Geen Gebruik met daarin tevens een ‘vernietigingsverklaring’ van eerder gebruikte informatieproducten;
- Een abonnee mag met DKW-informatieproducten en -dienstverlening alleen gratis diensten verrichten voor andere organisaties in dezelfde sector. Daarbuiten en voor alle betaalde dienstverlening voor derden binnen dezelfde sector is een betaalde aanvulling op het abonnement met De Kopgroep Wonen nodig.
Indien een abonnee twijfelt over de rechtmatigheid van het gebruik van zijn abonnement of wanneer hij abonnee wil worden, kan hij contact opnemen met onze servicedesk (zie ook artikel 3). Wij kunnen daar altijd nagaan of een abonnee zijn abonnement rechtmatig gebruikt en op basis van welke voorwaarden.
Voor het kunnen gebruiken van onze abonnementen is in veel gevallen ook een specifieke technische (aansluit)omgeving nodig zoals aangegeven op onze website en het bestelformulier. Een abonnee blijft zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de technische voorwaarden van ons DKW-platform (zie ook bij artikel 1.2). DKW publiceert tijdig eventuele wijzigingen.
DKW kan besluiten om (specifieke delen van) haar dienstverlening geheel of gedeeltelijk uit te laten voeren door externe specialisten of experts. In dergelijke gevallen zullen wij de abonnee tijdig over zo’n wijziging informeren.
Alle rechten van intellectueel eigendom, zoals auteursrechten op teksten, werken, uitvindingen, technieken, informatieproducten, et cetera blijven berusten bij De Kopgroep Wonen. Als onze kennis is toegenomen door het uitvoeren van werkzaamheden voor een abonnee dan kunnen wij deze kennis daarna ook gebruiken voor een ander doel. Uiteraard zullen wij vertrouwelijke informatie niet delen met andere partijen.

3. Servicedesk

Onze servicedesk is het aanspreekpunt voor alle abonnees die het jaarbedrag hebben betaald. Men kan er met betrekking tot het gebruik van onze abonnementen, kennis, informatieproducten, contactennetwerk, platform, nieuwsbrief, dienstverlening en adviezen terecht voor alle vragen, wensen, (fout)meldingen, het versiebeleid en de administratie van (technische) gegevens. De procedure is als volgt:
- Een abonnee meldt zich met een verzoek via een centraal nummer of email adres;
- De servicedesk noteert aanvullingen op de melding en stelt in overleg met de aanmelder de prioriteit vast;
- De servicedesk laat de melding binnen de daarvoor geldende termijn afhandelen.
Op meldingen die per email bij de servicedesk binnenkomen zullen zij prompt telefonisch reageren voor het doorspreken van aanvullende informatie over de omstandigheden.
De Kopgroep Wonen organiseert gebruikersbijeenkomsten onder meer om met haar abonnees af te stemmen over de prioriteit van de ontvangen meldingen, wensen en toekomstige ontwikkelingen gerelateerd aan het abonnement (bijv. het versiebeleid).
Elke abonnee dient een contactpersoon te benoemen die voor de DKW-servicedesk optreedt als coördinator. Alle persoonsgegevens komen bij DKW in een beveiligde omgeving, conform de privacyregels in de EU (AVG).
Vragen over deze toelichting of onze werkwijze kan iedereen stellen aan onze servicedesk: het liefst per email naar servicedesk@kopgroepwonen.nl of telefonisch naar: 0162 322500.

4. Betaling

De Kopgroep Wonen kent een betalingstermijn van 14 dagen netto. DKW is gerechtigd om bij uitblijven van tijdige betaling:
1. alle kosten in rekening te brengen, welke de invordering van de verschuldigde gelden met zich brengt, zoals buitengerechtelijke kosten. Deze buitengerechtelijke kosten worden gefixeerd op 15 % van de som van de hoofdsom plus vertragingsrente, en/of
2. haar dienstverlening stop te zetten als we daarmee de bedrijfsvoering van de abonnee niet heel ernstig hinderen.
Onze prijzen zijn exclusief omzetbelasting (B.T.W.) en kosten voor overeengekomen aanvullende dienstverlening. Verzendkosten, handleidingen en het gebruik van alle informatieproducten, de website, het platform en de servicedesk zijn wel inbegrepen.

5. Aansprakelijkheid / klachten

De Kopgroep Wonen levert informatieproducten en past die regelmatig aan. Wij gaan daarbij zeer zorgvuldig te werk. Wij hebben echter geen invloed op het gebruik ervan. Daarom kunnen wij geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de resultaten die een abonnee met het gebruik van onze informatieproducten verkrijgt.
De Kopgroep Wonen is natuurlijk wel aansprakelijk voor zover de wet of eventueel de rechter dat stelt. DKW is verzekerd voor gemaakte fouten. Bij een geschil heeft een oplossing ‘in der minne’ altijd de voorkeur.
Bij een klacht over onze dienstverlening of onze manier van werken willen we er alles aan doen om dit op te lossen. Daarom hanteren we de volgende klachtenprocedure:
- Als je een klacht hebt, laat ons dit dan zo snel mogelijk weten via klacht@kopgroepwonen.nl;
- Omschrijf in die email je klacht zo duidelijk mogelijk;
- Op meldingen die per email binnenkomen zullen wij prompt telefonisch reageren voor het doorspreken van aanvullende informatie over de omstandigheden;
- Wij zullen daarna binnen 24 uur op jouw klacht reageren;
- We helpen je direct verder of je hoort van ons hoeveel tijd we ongeveer nodig hebben om jouw klacht te behandelen.